협업(Collaboration)이란 무엇인가요?

업무 영역에서 있어 각 Function 그룹의 분업화, 툴의 사용, 모던 워크 플레이스가 강조되는 상황에서 협업에 대해 명확히 확인하고 넘어가고자 포스팅을 정리해 보았습니다.

협업이란 무엇인가요?

사전적 정의를 보면 協業, Collaboration으로 표현되며 ‘같은 종류의 생산, 또는 같은 종류의 작업을 여러 사람이 협력하여 공동으로 하는 일’로 표현되어 있습니다.

collaboration

협업이라는 표현을 들으면 어떤 것이 먼저 떠오르시나요? 확실한 것은 우리는 매일 많은 사람들과 매일 협업을 하고 있습니다. 가족과의 여행 계획, 하루 준비, 점심 식사, 4명이서 함께하는 넷플릭스 등 일상생활에서 협업을 하고 있습니다.

 

이를 업무 환경으로 옮겨 보면 비즈니스 전반에 걸쳐 여러 사람들과 함께 목표를 달성하는 것을 의미합니다. 어떻게 보면 팀워크도 비슷하지만 팀원, 다른 부서, 고객과 함께 문제 해결, 아이디어를 실현하기 위한 프로젝트가 될 것입니다.

협업은 왜 해야 하는 것인가요?

(1) 사일로(Silo) 극복

사일로는 곡식, 사료 등을 보관하는 탑 형의 저장고이고 서로 분리되어 있습니다. 흔히 이것을 비즈니스 환경으로 옮기면 세일즈, 마케팅, 서포트, 오퍼레이션 조직으로 볼 수 있고 전문화는 되어 있으나 각 조직의 이익을 좇는 것입니다. 

사일로(Silo)

이런 현상이 오래 지속되면 볼 수 있었던 현상은 남 탓을 하는 경향이 증가하는 것이었습니다. "누구 때문에 이게 안되고 있다."라는 식으로 쉽게 말하는 것입니다. 그전에 본인이 문제 해결을 위해 행동한 것은 무엇이 있었을까요?

(2) 비즈니스 효율

업무라는 것은 결국 비즈니스의 문제 해결입니다. 협업을 강조하는 조직의 성과가 5배가 더 높다라는 연구 결과도 있습니다. 전문성을 바탕으로 한 조직 간의 창의적인 해결 방안을 제시할 수 있습니다. 

 

비즈니스 효율을 어떤 방식으로 정의하는가에 대해서는 각 부서마다 목표가 다를 것이라고 생각됩니다. 최근에는 협업의 효율성을 높여주고자 여러 툴과 기술이 적극 사용되고 있는데 대표적인 것이 마이크로소프트의 팀즈(Teams)가 아닐까 생각합니다.

(3) 커뮤니케이션

전문성을 바탕으로 뛰어난 역량을 최대로 발휘되도록 하려면 소통이 되어야 합니다. 이는 대화가 잘된다는 것이고, 상호작용이 원활하다는 것이다. 즉, 단순히 말을 잘하는 것도 아니고 단순히 듣기만 하는 것도 아닙니다. 꾸준한 대화를 통해 Action Item이 도출되도록 만드는 것입니다.

 

협업을 위해 명확히 해야 할 일 4가지

(1) Why

우리는 모두 무엇을 해야 할지 알고 있습니다. 즉, 항상 What이란 항목은 익숙합니다. How는 익숙할 수도 있고 완벽하지 않다면 도움을 얻어가며 찾을 수 있습니다. 그렇지만 더욱 중요한 왜 우리가 협업을 하고 있는지를 제시하는 것이 필요합니다.

Why, What, How

왜(Why)를 제시하는 경우는 많지 않았던 것 같습니다. 이런 생각은 사이먼 시넥의 '나는 왜 이일을 하는가?(Start with why)를 통해 생각해볼 수 있는 기회가 될 수 있습니다.

(2) 명확한 목적 제시

협업을 통해 달성할 과업에 대한 명확한 목표 설정이 필요합니다. 서로 다른 부서, 그룹이 모여 업무를 하다 보니 명확한 서로의 KPI(Key Performance Index)를 이해하고 목적을 정해야 합니다. 목적이 명확하다면 이를 수립하기 위한 계획을 도출할 수 있습니다.

(3) 지피지기, 백전백태(知彼知己, 百戰不殆)

해석하자면 ‘적을 알고 나를 알면 백 번을 싸워도 위험하지 않다’입니다. 즉 자신이 무엇을 하고 있는지와 파트너가 어떤 일을 하고 어떤 관점을 가지고 있는지를 명확히 이해하는 것입니다. 어쩌면 오픈 마인드라고 보아도 될 것 같네요.

(4) 프로세스

업무 가이드라인입니다. 프로세스가 없이 일한다는 것은 고행의 시작인 것 같습니다. 새로 누군가와 시작하는 업무에서 어떤 식으로 일해야 할지 모를 때 겪는 시간 낭비도 큰 것 같습니다. 

프로세스의 순환

일반적인 외국계 환경에 부서 간의 협업에서 정해진 순서에 따라 업무를 진행하고 특별한 경우가 없다면 SLA(Service Level Agreement)를 준수하는 것입니다. 이를 테면 보통 업무 요청을 받으면 5일, 7일 이내로 처리되는 것을 말합니다.