컴퓨터 파일 관리 및 구성을 위한 9가지 주요 팁

컴퓨터에서 파일을 구성하는 것은 까다로울 수 있습니다. 주의하지 않으면 파일과 폴더가 탐색 및 필요한 항목을 찾기 어려운 상태로 혼란스러울 수 있습니다. 컴퓨터 파일 관리와 관련하여 완벽한 방법은 없지만 이러한 팁을 통해 나름의 규칙을 만들 수 있습니다.

1. 휴지통 비우기

컴퓨터에 필요 없는 많은 데이터가 있을 수 있습니다. 원치 않는 파일은 정리할 필요가 없으므로 첫 번째 단계는 이러한 파일을 찾아 삭제하는 것입니다. 새 데이터를 처리하기 위해 드라이브를 정리하는 것도 좋습니다. 실수로 무언가를 삭제하면 항상 휴지통에서 복구할 수 있습니다.

2. 폴더에 파일 그룹화

폴더는 좋은 구조의 핵심입니다. 파일을 논리적인 형태로 그룹화할 수 있습니다. 기본적으로 Windows에는 문서 및 그림과 같은 라이브러리가 제공되며 이 라이브러리는 바로 시작점으로 사용할 수 있습니다. 파일 탐색기에서 마우스 오른쪽 단추를 클릭하고 새로 만들기 > 폴더를 선택하여 작성을 시작하십시오.

폴더의 트리 구성에 이슈가 발생하기 전에 미리 폴더 구조를 계획하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 그림 폴더를 이벤트, 사람, 장소 등으로 분할하시겠습니까? 문서를 개인 일상과 일로 나누고 싶습니까? 폴더 내에 폴더를 만들 수도 있습니다. 즉, 계층 구조를 너무 깊게 만들지 마십시오. 그렇지 않으면 무언가를 찾으려고 할 때 폴더를 계속 클릭하게 됩니다.

3. 일관된 이름 지정 규칙 만들기

폴더와 파일 모두에 일관된 명명 규칙을 사용하는 것이 가장 좋습니다. 내부를 열 필요 없이 내부를 명확하게 해야 하지만 상대적으로 간결해야 합니다.

파일 탐색기가 많은 훌륭한 메타 데이터를 보여줄 수 있다는 것을 잊지 마십시오. 리본에서 보기> 열 추가로 이동하십시오.

여기에서 수정 한 날짜 , 유형 및 작성자와 같은 열을 추가할 수 있습니다. 즉, 이 정보를 반드시 파일 이름에 포함시킬 필요는 없습니다.

몇 가지 일반적인 팁 :

- 이름의 시작 부분에 순차적인 숫자를 사용하는 경우 정렬을 돕기 위해 0 (예 : 001, 002)이 앞에 옵니다.

- 맞춤법과 문법이 정확한지 확인하여 검색에 올바르게 표시되도록 하십시오.

- 약어를 사용하지 마십시오. 당시에는 의미가 있을지 모르지만 그 의미를 잊게 될 것입니다.

4. 폴더 및 파일에 빠르게 액세스

파일을 구조화된 폴더로 구성하는 것이 좋지만 무언가를 찾을 때마다 구조를 탐색할 필요는 없습니다. Windows에는 강력한 검색 기능이 있습니다. 시작 메뉴를 열고 입력을 시작하면 컴퓨터의 모든 내용이 스캔됩니다.

자주 액세스 하는 폴더를 시작 메뉴에 고정할 수 있습니다. 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 시작하려면 고정을 선택하십시오. 또한 폴더를 작업 표시 줄로 끌어서 고정시킵니다. 그런 다음 파일 탐색기 아이콘을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 고정 섹션 내에 나타납니다.

마지막으로 파일 탐색기를 조정하여 데이터를 보다 잘 이해할 수 있습니다. 리본 메뉴에서 보기 탭으로 전환하십시오. 여기에서 다양한 정렬 방법을 선택하고 세부 정보 창을 활성화하고 레이아웃 등을 변경할 수 있습니다. 자신에게 맞는 것을 찾아낼 때까지 이러한 옵션을 사용하십시오. 폴더 별로 변경할 수도 있습니다. 예를 들어 큰 아이콘 레이아웃은 사진 폴더에 적합하지만 목록은 문서에 더 적합합니다.

5. 클라우드 스토리지 제공자 사용

다른 사람과 파일을 공동으로 작업하거나 랩톱 및 데스크톱과 같은 장치 간에 이동하는 경우 파일을 계속 주고받는 것이 정말 어려울 수 있습니다. 또한 문서 및 전자 메일과 같은 다른 위치에 여러 파일이 있을 수 있습니다. 이를 극복하는 가장 좋은 방법은 무료 클라우드 스토리지 공급자를 사용하는 것입니다. 이러한 서비스는 데이터를 저장하고 모든 장치에서 동기화할 수 있는 기가바이트의 공간을 제공합니다.

OneDrive 또는 Google Drive와 같은 적절한 서비스는 파일 탐색기에 직접 통합되므로 모든 파일을 동일한 위치에서 관리할 수 있습니다.

6. 중복 제거 및 바로 가기 사용

동일한 파일의 사본을 여러 개 갖는 것은 혼동을 야기할 수 있습니다. 저장 공간을 낭비할 뿐만 아니라 변경 사항도 동기화되지 않습니다. 예를 들어 이로 인해 동일한 문서의 버전이 다를 수 있습니다. 중복은 우연히 발생할 수 있으며 수동으로 삭제하기가 어려울 수 있습니다. 따라서 dupeGuru와 같은 프로그램을 사용하는 것이 가장 좋습니다.

dupeGuru는 유사한 파일에 대한 "퍼지"검색을 포함하여 파일 이름과 내용의 중복 파일을 컴퓨터에서 스캔하여 제거할 수 있게 하는 가장 좋은 방법입니다. 파일 사본은 다른 위치에 저장될 때 종종 발생합니다. 이러지 마 대신 바로 가기를 사용하십시오. 폴더 내에서 마우스 오른쪽 단추를 클릭하고 새로 작성> 바로 가기를 선택한 후 마법사를 따르십시오.

7. 메모 작성 앱 사용

메모나 생각을 적어 두어야 하는 사람이라면 컴퓨터에 텍스트 파일을 남겨 두지 마십시오. 물리적 스티커 메모에 대해 생각하십시오. 그것들은 영구적인 저장 설루션이 아닌 일시적인 의미로 설계되었습니다. 디지털 라이프도 마찬가지입니다.

OneNote, Evernote 또는 간단한 메모 작성과 같은 메모 작성 앱을 사용해보십시오.

이러한 앱은 대부분 로컬 및 온라인으로 저장할 수 있습니다. 주로 스크랩 용으로 설계되었으며 자체 조직 도구가 있습니다. 이것들을 사용하고 모든 것을 한 곳에 보관하는 것이 훨씬 낫습니다.

8. 필요한 경우 오래된 파일 보관

어떤 사람들은 자신의 컴퓨터에 “아카이브”폴더를 만들어 오래된 파일을 그 폴더에 덤프 하는 것을 좋아하지만, 깔개 밑에 있는 모든 것을 청소하는 것과 같습니다. 적절한 아카이브는 더 이상 정기적으로 액세스 할 필요는 없지만 여전히 유지해야 하는 파일을 저장하도록 설계되었습니다. 일반적으로 기본 드라이브와 별도로 유지되며 더 느리고 저렴한 스토리지 설루션을 사용할 수도 있습니다.

파일 히스토리를 찾으려면 파일을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 특성을 선택하십시오. 여기에서 파일이 생성 , 수정 및 액세스 된 시기를 확인할 수 있습니다. 수정된 날짜를 기준으로 파일을 신속하게 그룹화하는 것은 간단합니다. 파일 탐색기에서 오른쪽 상단의 검색 상자를 클릭 한 다음 리본에서 수정 한 날짜 드롭 다운을 사용하십시오. 이 매개 변수를 다른 검색 문자열과 함께 묶을 수 있습니다. 예를 들어 2019 년에 마지막으로 수정된 DOC 파일을 검색할 수 있습니다.

일반적으로 주 드라이브의 저장 공간이 부족한 경우에만 아카이브 하면 됩니다. 그렇지 않으면 이전 데이터를 올바르게 구성하여 유지하는 데 아무런 문제가 없습니다.

9. 모든 것은 계획대로

모든 작업에 대한 시간을 낭비하지 마십시오. 파일의 이름을 임의로 지정하고 바탕 화면에서 파일을 빠르게 저장하는 것은 매우 유혹적 일 수 있습니다. 적절하게 파일을 저장하여 보관하지 않으면 엉망이 될 가능성이 커지게 됩니다. 새 파일을 만들거나 저장할 때 잠시 시간을 내어 좋은 이름을 지정하고 올바른 폴더에 넣으십시오.